Externer Datenschutzbeauftragter

Welche Aufgaben hat ein Datenschutzbeauftragter?

Nach der DSGVO unterrichtet und berät der Datenschutzbeauftragte das verantwortliche Unternehmen hinsichtlich geltender Datenschutzvorschriften. Er überwacht gleichzeitig deren Einhaltung bzw. Umsetzung.

Ebenso hat der Datenschutzbeauftragte die Beschäftigten des Unternehmens in Bezug auf Datenschutz zu schulen und zu sensibilisieren.

Zuletzt arbeitet der Datenschutzbeauftragte mit der zuständigen Aufsichtsbehörde zusammen. Er fungiert als erste Anlaufstelle der Behörde.

Wann ist ein Datenschutzbeauftragter notwendig?

Jedes Unternehmen, in dem mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, muss einen Datenschutzbeauftragten bestellen.

Für solche Unternehmen, die Daten zur Überwachung in erheblichem Ausmaß oder hauptsächlich besondere Daten wie Gesundheitsdaten verarbeiten, gilt die Bestellpflicht unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten.

In jedem Fall muss Ihr Unternehmen die DSGVO und Datenschutzrecht einhalten, ganz gleich ob Sie zur Bestellung verpflichtet sind. Ein Datenschutzbeauftragter kann Ihnen bei der Umsetzung weiterhelfen.

Muss der Datenschutzbeauftragte vor Ort anwesend sein?

Die Datenschutzgesetze, also die Datenschutz-Grundverordnung oder das Bundesdatenschutzgesetz, fordern nicht, wie ein Datenschutzbeauftragter seine Aufgaben wahrnimmt. Vor-Ort-Besuche oder Präsenzberatung ist daher nicht notwendig. Durch den Einsatz moderner Kommunikationsmittel (E-Mail, Telefon- bzw. Videokonferenz) kann der Datenschutzbeauftragte problemlos ortsunabhängig arbeiten.

Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass Vor-Ort-Besuche mit einem erheblichen Aufwand verbunden sind und daher nicht im monatlichen Pauschalpreis enthalten sind. Sollten Sie dennoch an einer Beratung bei Ihnen vor Ort interessiert sein, fragen Sie bitte an. Die Vor-Ort-Beratung wird dann gesondert berechnet.

Welche Vorteile hat die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten?

Der bedeutendste Vorteil eines externen Datenschutzbeauftragten ist die Spezialisierung. Ein extern bestellter Datenschutzbeauftragter beschäftigt sich in der Regel täglich und seit vielen Jahren mit dem Thema Datenschutz. Hingegen hat ein interner Datenschutzbeauftragter neben dem Datenschutz auch andere Aufgaben. Oftmals fehlen zudem tiefgründige Kenntnisse.

Für den externen Datenschutzbeauftragten kann auch der Kostenfaktor sprechen. Auf den ersten Blick hat nur die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten einen Preis. Auf den zweiten Blick muss aber auch die Ausbildung eines Mitarbeiters zum internen Datenschutzbeauftragten und dessen Arbeitszeit finanziert werden.

Weiterhin ist ein extern bestellter Datenschutzbeauftragter eine neutrale und freie Instanz. Hingegen unterliegt ein interner Datenschutzbeauftragter (z. B. Geschäftsführer, IT-Leiter) häufig Interessenkonflikte, was ihn für diese Funktion ungeeignet macht.

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist außerdem flexibler zu besetzen. Wenn Sie mit ihm als Dienstleister unzufrieden sind, kündigen Sie den Vertrag und besetzen die Position neu. Im Vergleich dazu hat ein Beschäftigter als interner Datenschutzbeauftragter weitreichende Kündigungsschutzrechte (ähnlich eines Betriebsrats).

Sind in dem monatlichen Pauschalpreis alle Kosten enthalten?

Ja, in dem monatlichen Pauschalpreis sind alle Leistungen/Aufgaben enthalten, die ein Datenschutzbeauftragter nach den Datenschutzgesetzen erfüllen muss. Um den fairen Pauschalpreis zu ermöglichen, erfolgt die Kommunikation mit Ihrem externen Datenschutzbeauftragter telefonisch, per E-Mail bzw. online.

Vor-Ort-Besuche sind nach der DSGVO nicht notwendig und auch im Pauschalpreis nicht enthalten. Sollten Sie an einem Vor-Ort-Besuch interessiert sein, unterbreite ich Ihnen gerne ein gesondertes Angebot.

Was sind die ersten Schritte nach der Bestellung?

Nachdem teachDATA als Datenschutzbeauftragter bestellt wurde, nehme ich innerhalb einer Woche Kontakt mit Ihnen auf.

In einem ersten Gespräch bestimmen Sie u. a. den sogenannten Datenschutzkoordinator. Der Datenschutzkoordinator ist ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens und gleichzeitig erster Ansprechpartner für die zukünftige Zusammenarbeit.

Anschließend muss der Datenschutzbeauftragte der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Außerdem ist es sinnvoll, alle Mitarbeiter über die Bestellung des Datenschutzbeauftragten zu informieren.

Alle weiteren Schritte bekommen Sie Schritt-für-Schritt erklärt.

Wie ist teachDATA als externer Datenschutzbeauftragter erreichbar?

Sobald Sie teachDATA bzw. mich als externen Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen bestellt haben, erreichen Sie mich unter den im Impressum angegebenen Kontaktdaten (telefonisch oder per E-Mail). Gerne können Sie diese Kontaktdaten allen Mitarbeitern bekannt geben. Falls gewünscht kann mit mehreren Teilnehmern eine Telefon- oder Videokonferenz vereinbart werden.

Ich habe eine andere Frage, die hier nicht aufgeführt wird.

Wenn Sie eine spezielle Frage haben, die auf dieser Seite nicht beantwortet wurde, kontaktieren Sie teachDATA bitte direkt. Kontaktmöglichkeiten finden Sie im Impressum. Ich werde Ihr Anliegen möglichst zeitnah beantworten.