Wenn Sie alle Dienstleister identifiziert haben, die für Sie als Auftragsverarbeiter tätig werden, beginnen Sie mit dem Abschluss der Auftragsverarbeitungsverträge.
Aufwand vs. Nutzen
Ja, Vertragsabschlüsse kosten Zeit und Nerven. Insbesondere wenn die Gegenseite kein Verständnis für das Thema hat. Und ja, Papier ist geduldig. Sie vertrauen letztlich auf eine Unterschrift bzw. ein Papier. Dennoch ist der Vertragsabschluss gesetzlich vorgeschrieben und die Unterschrift kann Ihnen zum Beispiel bei einer späteren Datenpanne beim Auftragsverarbeiter jede Menge Ärger sparen.
Ohnehin sollte auf Ihrer Liste nur eine überschaubare Anzahl von Dienstleistern übrig bleiben, die tatsächlich für Sie als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO tätig werden.
Abschluss von AV-Verträgen mit größeren Unternehmen
Sie müssen sich nicht der Illusion hingeben, dass Konzerne und größere Unternehmen einen individuellen AV-Vertrag mit Ihnen aushandeln. In der Regel stellt das auftragsverarbeitende Unternehmen einen Standardvertrag bereit, den Sie annehmen können oder auch nicht (siehe auch Liste mit fertigen AV-Verträgen). Die Standardverträge sind teilweise ohne Unterschrift gültig/ausreichend.
Synonyme für den Auftragsverarbeitungsvertrag
Ein bereitgestellter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, AV-Vertrag) wird nicht immer auch als solcher bezeichnet. Die Bandbreite der Synonyme ist groß:
- Alt: Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV-Vertrag)
- Englisch: Data Processing Agreement/Addendum/Attachment (DPA)
- Alternativ: Zusatz/Anhang zur Datenverarbeitung, Datenverarbeitungsvereinbarung
Achten Sie auf Dokumente, die als Datenschutzhinweise bzw. Datenschutzinformationen daherkommen. In der Regel verbirgt sich dahinter eine Datenschutzerklärung zur Information von betroffenen Personen und eben kein Auftragsverarbeitungsvertrag. Wenn Ihnen der Unterschied nicht bewusst ist, lesen Sie bitte das Kapitel zur Informationspflicht.
Individueller Abschluss von AV-Verträgen
Wenn Sie keinen Standard-AV-Vertrag auf der Internetpräsenz des auftragsverarbeitenden Unternehmens finden, stellen Sie eine Anfrage, ob ein AV-Vertrag verfügbar ist. Sollte kein oder nur ein unzureichender AV-Vertrag bereit stehen, hilft Ihnen die Mustervorlage.
AVV Mustervorlage als DOC oder PDF
In nachfolgendem Muster sind alle geforderten Vertragsbestandteile gem. Art. 28 DSGVO enthalten. Alle weiteren Klauseln wurden möglichst fair für beide Vertragsparteien formuliert.
Keine Reaktion oder Einigung
Es kann passieren, dass ein auftragsverarbeitender Dienstleister nicht reagiert oder sich partout quer stellt. Erfahrungsgemäß wird aus diesem Grund wohl kein Unternehmen die Geschäftsbeziehung zum säumigen Dienstleister einstellen. Streng genommen ist die Datenverarbeitung nicht rechtmäßig. Der verantwortliche Auftraggeber kann nicht gewährleisten, dass die Datenverarbeitung beim Auftragsverarbeiter ordnungsgemäß und sicher erfolgt.