Die Einwilligung ist eine der möglichen Rechtsgrundlagen, um Daten einer Person verarbeiten zu dürfen. Sie ist nur gültig, wenn Sie aktiv, informiert und freiwillig abgegeben wurde.
Mit aktiv ist eine eindeutige Handlung gemeint, die nicht falsch zu verstehen ist (z. B. Auswählen einer Checkbox, Betätigen eines Buttons, Unterschrift). Möglich ist prinzipiell auch ein mündliches Einverständnis – auf Grund des fehlenden Nachweises allerdings nicht empfehlenswert.
Informiert heißt, dass die betroffene Person zumindest weiß, wem und worin sie einwilligt. Die Angaben müssen aus dem Einwilligungstext in einer verständlichen Sprache hervor gehen.
Zuletzt muss die Einwilligung freiwillig erfolgen. So darf zum Beispiel die Erfüllung eines Vertrages nicht von einer Einwilligung zur Datenverarbeitung abhängig sein (sogenanntes Kopplungsverbot).
Einwilligungstexte
Diese allgemeine Muster-Formulierung berücksichtigt die Bedingungen an eine wirksame Einwilligungserklärung:
Durch {die Handlung} willigen Sie ein, dass {Firma XYZ} Ihre {Daten} verarbeitet, um {Zweck der Datenverarbeitung}. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit durch {Widerrufsmethode} widerrufen. Weitere Informationen erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Konkret könnte die Muster-Formulierung für eine Einwilligung zu einem Newsletter lauten:
Durch Klicken auf den Button „Anmelden“ willigen Sie ein, dass wir (Muster GmbH) Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse verarbeiten, um Ihnen zukünftig Newsletter zu Sonderangeboten zuzusenden. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit durch eine Nachricht an mail@ausgedac.ht widerrufen. Weitere Informationen erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Weder aktiv, informiert noch freiwillig wäre folgende Einwilligung:
Bitte abonnieren Sie unseren Newsletter. Wenn Sie nicht einwilligen, kommt kein Kaufvertrag zu Stande.
Widerruf der Einwilligung
Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dieses Recht dürfen Sie der betroffenen Person nicht erschweren oder gar verwehren. Wenn Sie also heute Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, müssen Sie immer damit rechnen, dies morgen nicht mehr zu dürfen. Das ist der Nachteil der Einwilligung als Rechtsgrundlage.
Die Widerrufserklärung einer betroffenen Person kann folgendermaßen aussehen:
Hiermit widerrufe ich meine erteilte Einwilligungserklärung mit Wirkung für die Zukunft.
Allerdings ist keine bestimmte Form für einen wirksamen Widerruf vorgeschrieben. In der Widerrufserklärung muss auch nicht explizit von einem Widerruf die Rede sein. Die betroffene Person kann postalisch, per E-Mail oder auch mündlich widerrufen. Sie müssen zudem dafür sorgen, dass der Widerruf einfach möglich ist. Einfach heißt z. B. im Internet mit einem Klick. Aus diesem Grund ist ein Abmeldelink in einem Newsletter Pflicht.
Einwilligung von Kindern
Wenn Sie eine Einwilligung von Kindern unter 16 Jahren einholen, benötigen Sie die Zustimmung bzw. Einwilligung der verantwortlichen Eltern.
Wann ist eine Einwilligung notwendig?
Auf Grund der Widerrufsmöglichkeit und des Aufwands sollte man mit Einwilligungen sparsam umgehen. Für folgende Datenverarbeitungen ist eine Einwilligung die Regel:
- Versand von Newslettern
- Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
- Verarbeitung von Daten Minderjähriger
- Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos, Geburtstagslisten
ToDo: Finden Sie heraus, bei welchen Unternehmensprozessen Einwilligungen von Betroffenen eingeholt werden. Benutzt Ihr Unternehmen bspw. Online-Formulare, in die Webseitenbesucher einwilligen? Können Beschäftigte oder Kunden gegenüber Ihrem Unternehmen Einwilligungen abgeben?
Anschließend prüfen Sie, ob für den jeweiligen Unternehmensprozess bereits eine andere Rechtsgrundlage zutrifft:
– Falls ja, ist die Einwilligung an dieser Stelle nicht notwendig.
– Falls nein, prüfen Sie den Einwilligungstext auf Gültigkeit: Willigt ein Betroffener aktiv, informiert und freiwillig ein?